BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Kan du yde service på et højt internationalt niveau? Tage initiativ, når løsningen ikke lige er kendt? Så søg vores ledige stilling ved Center for Biosustainability (DTU Biosustain) på Danmarks Tekniske Universitet.
Vi søger en receptionist og administrativ back-up, der kan bistå administrationen med høj og nærværende service. Stillingen er på 37 timer om ugen og er til besættelse 1. august eller 1. september 2022.
Centrets ansigt udadtil og ad-hoc administrative opgaver
Som receptionist er du den første vores gæster møder og en professionel repræsentant for DTU Biosustain. Det er vigtigt for os, at såvel gæster som medarbejdere altid får et godt førstehåndsindtryk og en professionel modtagelse i et ryddeligt receptionsområde.
Dine ansvarsområder og primære opgaver bliver:
- Forberedelse af velkomstfoldere til modtagelse af nye medarbejdere
- Afsendelse og modtagelse af pakke- og kurerpost
- Administration og aktivering af adgangskort inkl. fotografering af nye medarbejdere til adgangskortfoto
- Booking af flyrejser og hotel samt rejseafregning
- Bistå vores eventkoordinator med planlægning af events, herunder superbruger i Conference Manager, booking af mødelokaler, forplejningsbestilling, lejlighedsvis opdækning/afrydning til VIP-møder, udarbejdelse af deltagernavneskilte m.m.
- Udsendelse af invitationer til møder, arrangementer o. lign. (Så måske er du en haj til at ”flette” dokumenter)
- Professionel modtagelse og viderestilling af telefonopkald
- Håndhævelse af adgangskontrol og formidling af fælles ansvar for hvem der færdes i huset
- Back-up ved ferie og sygefravær: Rengøring og påfyldning af kaffeautomater
Erfaren international receptionist med lyst til service og mennesker
Du har meget gerne tidligere erfaring fra et universitet/forskningsinstitution samt en relevant uddannelsesmæssig baggrund og solid erfaring med ovenstående opgaver. Vi forventer derfor, at du tidligere har arbejdet som receptionist/administrativ back-office. God service er en del af din DNA. Du taler og skriver dansk og engelsk på et højt niveau.
Hvis du har kendskab til de IT-systemer vi benytter på DTU, vil det være en stor fordel – f.eks. FUSION, rejsebookingssystem CWT, Site Core, kurerbookingssystem (DSV).
For at få succes i stillingen skal du kunne arbejde meget struktureret og være detaljeorienteret. For at trives i stillingen er det vigtigt du er omstillingsparat og fleksibel i forhold til arbejdsopgaver, da vi hjælpes ad. Du skal besidde gode organisatoriske evner samt solide samarbejdsegenskaber. Du er serviceminded og imødekommende, men skal også kunne sige fra på en venlig måde.
Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder dig et fagligt spændende og udfordrende arbejdsmiljø med fokus på kvalitet og udvikling i et job, hvor du får mulighed for at præge indhold og ansvar. Du bliver del af et ambitiøst og engageret team, hvor god service og kontinuerlig udvikling er i højsædet. Det er derfor nødvendigt, at du er god til at sparre og samarbejde med resten af teamet.
Du bliver en del af sekretariatet, der består af en receptionist, en eventkoordinator samt to serviceassistenter. Du får en leder, hvis dør og telefon altid er åben, og som vil gøre alt for at du bliver en succes.
Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat).
Arbejdstiden er fortrinsvis fra 8.30-16.00. Fredag dog kun til 15.00. Stillingen er på 37 timer.
Du kan læse mere om centret på www.biosustain.dtu.dk.
Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 9. juni 2023
. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning med CV og eksamensbeviser.
Fortæl i din ansøgning, hvorfor du mener, at netop du er den rette til stillingen, og hvorfor netop dine kompetencer og erfaringer kan sikre løsningen af ovennævnte opgaver, så du vil trives i jobbet.
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder Betina H. Schytte, tlf.: 93 51 14 26.
Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.
Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Rudersdal Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej, 2800 Kongens Lyngby
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 09-06-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://efzu.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/da/sites/CX_1/job/1843
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5842696
